Una historia de terror para Martin
El teléfono de Martin no paraba de sonar y su equipo estaba a punto de llorar. Todo había empezado bien, con una misión comercial con altos cargos a cuatro países de Oriente Medio que llevaba mucho tiempo planeada. El objetivo era desarrollar relaciones de alto nivel de Gobierno a Gobierno, a la vez que se mostraban los productos a un autobús lleno de exportadores interesados en probar nuevas oportunidades de mercado.
En retrospectiva, Martin se dio cuenta de que su planificación había sido insuficiente. Había cedido ante la presión política de cubrir cuatro países en solo seis días laborales. ¡Tres personas estuvieron a punto de perder su equipaje! Y, a pesar del asesoramiento anterior a la misión, algunos empresarios del autobús simplemente no estaban listos para acceder a este complejo mercado, lo que socavaba la credibilidad del grupo.
Además, como no había comprobado adecuadamente el tráfico de las rutas de cada ciudad, iban a llegar tarde a casi todas las reuniones. Para colmo de males, el ministro que lideraba la delegación regresó un día antes debido a un problema grave en el país de origen, de forma que se canceló la reunión más importante de la misión.
¿El resultado final? Una grave amenaza para la reputación de su país y su equipo, daños a sus valiosas relaciones locales y muchos exportadores insatisfechos. Martin estaba decidido a preparar una serie de recomendaciones para evitar ese tipo de desastres en el futuro.
Puntos Clave
Los exportadores que participan en una misión comercial o en un estand nacional en una feria comercial pueden conseguir cosas que no conseguirían de forma individual.
A menudo, las misiones dirigidas por un ministro u otro alto cargo pueden acceder a autoridades con poder de decisión en el país de acogida, pero es necesario saber qué quiere conseguir con la misión el ministro o alto cargo.
Las ferias comerciales presentan ventajas porque el organizador aporta el público y gestiona la mayoría de los aspectos logísticos. Además, se pueden combinar con misiones comerciales y visitas a empresas y clientes.
Las promociones en tienda pueden publicitar los productos nacionales y la marca a los consumidores finales.
En ocasiones, tiene sentido llevar a un grupo de compradores del país de acogida al país de origen.
Las cenas y eventos bien organizados pueden ser el punto más importante de una misión, evento comercial o visita de alto nivel.
Los seminarios, foros académicos y webinarios pueden ser herramientas adecuadas para promocionar los servicios de exportación.
Los seminarios, foros académicos y webinarios pueden ser herramientas adecuadas para promocionar los servicios de exportación.
Listas De Verificación
Lista de verificación: organizar una misión comercial
ANTES DE LA MISIÓN
Planificación
Fije las fechas para la misión con al menos tres a seis meses de antelación, especialmente en el caso de las misiones de alto nivel.
Elegir el momento apropiado es esencial. Seleccione fechas que aprovechan eventos útiles para favorecer las sinergias. Evite festivos nacionales, otras misiones o eventos o cualquier otra cuestión que pueda desviar la atención de la misión.
Si se implica a altos cargos, acuerde la misión con el Gobierno del país de origen en una fase temprana; establezca quién será el punto de enlace del Gobierno del país de origen.
Los miembros de una misión dirigida por un ministro deben ser empresarios consolidados y deberían asistir a todos los eventos del programa. No se deberían permitir sustitutos de menor categoría.
Programa
Desarrolle un programa de eventos, reuniones y visitas. Sea realista en cuanto a los horarios: tenga en cuenta posibles retrasos.
Reserve los espacios, especialmente para reuniones de alto nivel.
Defina el itinerario, incluyendo los lugares que se van a visitar, con justificaciones, y la duración de la estadía en cada ubicación.
Evite las llamadas de cortesía. El objetivo son las reuniones con un objetivo comercial serio.
Si es posible, evite que los participantes vengan acompañados de sus parejas, lo que podría requerir un programa paralelo y duplicar la carga de trabajo.
Compruebe si hay algún festivo u evento local importante que pueda afectar al programa.
Preparación
Visite los lugares con antelación, compruebe las rutas, identifique riesgos y formas de mitigarlos.
Acuerde un presupuesto para la misión y quién es responsable de cada gasto.
Intente asistir a una sesión informativa en el país de origen antes de partir. Si no resulta posible, únase mediante videoconferencia.
Registre a los invitados en los hoteles antes de su llegada para ahorrar tiempo.
DURANTE LA MISIÓN
En el caso de las misiones lideradas por ministros, acuda al aeropuerto para dar la bienvenida a la misión.
A la llegada, tenga preparado un paquete personal de bienvenida con un programa completo para los participantes en la misión.
Informe a la delegación tan pronto como sea posible tras la llegada.
Pida a todos que sean puntuales, por ejemplo, reúna a los participantes en la misión en la entrada del hotel 15 minutos antes de la salida.
Realice una sesión informativa al final de cada día para abordar el progreso realizado y recibir comentarios.
DESPUÉS DE LA MISIÓN
Tras la misión, prepare un informe de evaluación y entréguelo a las autoridades del país de origen. El informe debería resaltar los logros alcanzados y detallar todas las medidas acordadas para realizar un seguimiento de la misión.
Agradezca a todas las personas del país de acogida que han recibido y ayudado con la misión. Hacerlo mantiene una buena imagen.
Lista de verificación: organizar estands nacionales en ferias o exposiciones comerciales
ANTES DE LA FERIA COMERCIAL
Planifique la participación con bastante antelación (entre 8 y 12 meses) para garantizar una buena ubicación para el estand nacional.
Acuerde un plan de proyecto y asigne las tareas, incluidos el contenido, el coste de los esfuerzos del organizador y la proporción de trabajo que realizará la oficina central del país de origen y la oficina exterior.
Implique a contratistas para que diseñen y construyan el estand y se ocupen de la promoción, el marketing y el transporte. A menudo, los organizadores pueden recomendar proveedores.
Mantenga un contacto regular con el equipo del país de origen. Conocer empresas nacionales interesadas en el mercado puede ayudar a seleccionar participantes. Examine a las empresas participantes e infórmelas con claridad de los beneficios y sus responsabilidades. Anímelas a preparar materiales para la feria comercial en los idiomas locales.
Las empresas participantes deben conocer los procedimientos adecuados para importar sus productos. Normalmente, el organizador de la feria puede ayudar con esta cuestión.
Las empresas deben ser claras en relación con sus objetivos para el evento. ¿Quieren encontrar un representante local, identificar nuevos compradores, dar apoyo a su agente actual o renovar sus contactos en el mercado?
DURANTE LA FERIA COMERCIAL
Asista diariamente, si la feria o exposición es importante y tiene un pabellón nacional o una fuerte participación del país de origen.
Dependiendo del mercado, asegúrese de que hay intérpretes disponibles.
El primer día, visite los estands de los expositores del país de origen para presentarse y ofrecer ayuda, sin importar si forman parte del grupo nacional.
Distribuya folletos informativos a los expositores recién llegados al mercado, por ejemplo, sobre el país y cómo hacer negocios en él.
Es posible que los expositores pidan información sobre socios o compradores potenciales que acudan a su estand. Reitere el consejo de ser cuidadoso a la hora de seleccionar agentes y distribuidores locales, sin apresurarse para llegar a un acuerdo.
DESPUÉS DE LA FERIA COMERCIAL
Al final del evento, pregunte a los participantes nacionales si han conseguido alcanzar sus objetivos. Esta información puede ser crucial para decidir si llevar un grupo nacional el año siguiente.
Lista de verificación: informe de alto nivel para una visita comercial
Perfiles biográficos y de las organizaciones: incluir pequeños perfiles de personas clave con las que el invitado vip se va a reunir y notas sobre las organizaciones que va a visitar. Resaltar por qué son relevantes para la agenda empresarial o para cualquier asunto importante.
Resumen de una página: utilizar puntos y frases cortas.
Notas informativas sobre los miembros que acompañan a la misión comercial: incluir sus objetivos específicos para el mercado y qué pretenden conseguir con la misión. El material debería ser encargado a las empresas participantes.
Datos de contacto: incluir los números de teléfono y correos electrónicos de cualquier persona que el invitado vip o sus acompañantes puedan necesitar contactar durante la visita.
Itinerario del invitado vip: incluir el itinerario final acordado con la oficina del invitado, la embajada y el Ministerio de Asuntos Exteriores o el responsable de protocolo local. Es posible que sea responsable de todo el itinerario en caso de una visita comercial o que deba proporcionar información sobre cuestiones comerciales de un programa más amplio.
Síntesis sobre el mercado: es posible que deba personalizar un informe general para el invitado vip.
Notas para intervenciones orales: prepararse para cualquier oportunidad que pueda surgir en una reunión o para dirigirse a un grupo de personas. Incluir puntos clave para abordar en cada ocasión y respuestas a las preguntas difíciles que puedan plantearse, que deberán ser claras y concisas.
Lista de verificación: cuándo llevar compradores al país de origen
Los productos o servicios son difíciles de enviar internacionalmente, por ejemplo, una escuela especializada, servicios de turismo entrante o ubicaciones para realizar grabaciones cinematográficas.
La capacidad y calidad de los bienes y servicios del país proveedor no son suficientemente conocidos, o el país tiene una imagen de marca negativa e imprecisa.
Se va a llevar a cabo un evento comercial. Cuando esos eventos están muy consolidados en el país de origen, puede resultar muy efectivo llevar a un grupo cuidadosamente seleccionado de compradores, o animarlos a acudir.
Un gran evento deportivo, como los Juegos Olímpicos o la Copa Mundial de la FIFA, pueden proporcionar una oportunidad para invitar a compradores clave y personas con capacidad de decisión del país de acogida.
Si el comprador no confía en el proveedor en relación con la calidad, su capacidad de suministrar determinadas cantidades o sus estándares de producción.
Casos de inversión entrante. En ocasiones, los representantes comerciales están implicados en la organización de visitas de inversores potenciales, a la vez que ejercen de enlace con la agencia responsable de la inversión entrante.
Los periodistas especializados en viajes o asuntos empresariales y los equipos de televisión pueden generar material favorable e influyente.
Una asociación sectorial o empresa individual lleva la iniciativa de invitar a un comprador o un grupo de compradores potenciales.
Una conferencia o seminario técnico, normalmente en conjunto con un programa empresarial.
Un programa para líderes de opinión, como periodistas, economistas, especialistas de laboratorios de ideas o académicos, que puede promocionar una imagen positiva del país.
Lista de verificación: papel del representante comercial al llevar compradores al país de origen
Identifique la oportunidad.
Identifique compradores serios: plantéese si el comprador ya está adquiriendo ese tipo de producto o servicio o si está realmente interesado en hacerlo.
Planifique un programa para los compradores en conjunto con la organización del país de origen.
Diríjase a los compradores con una invitación formal.
Negocie un programa con el comprador y la organización de apoyo del país de origen. Informe a los compradores antes de la salida.
Acompañe al comprador durante la visita. Aunque esto puede generar resultados positivos, resulta caro en cuanto al tiempo del representante comercial. Por lo tanto, resulta útil plantearse si el personal de la oficina central puede gestionar las actividades en el país de origen.
Realice un seguimiento con el comprador tras la visita.
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