Un récit d’horreur pour Martin
Le téléphone de Martin n’arrêtait pas de sonner et son équipe était presque en larmes. Pourtant, tout avait si bien commencé, avec une mission commerciale de haut niveau prévue de longue date dans quatre pays du Moyen-Orient. L’objectif était d’établir des relations de haut niveau entre gouvernements, tout en présentant les produits d’un bus rempli d’exportateurs désireux de tester de nouvelles opportunités de marché.
Avec le recul, Martin s’est rendu compte que sa planification était insuffisante. Il avait cédé à la pression politique en couvrant quatre pays en seulement six jours ouvrables. Trois personnes avaient déjà perdu leurs bagages ! Et malgré l’encadrement fourni avant la mission, certains hommes d’affaires présents dans le bus n’étaient tout simplement pas prêts à entrer dans ce marché complexe, ce qui a sapé la crédibilité du groupe.
Pire encore, étant donné qu’ils n’avaient pas bien évalué la circulation sur les routes de chaque ville, ils étaient en retard pour presque toutes les réunions. Pour couronner le tout, le ministre (la personnalité de marque) à la tête de la délégation est rentré un jour plus tôt que prévu en raison d’un problème majeur, annulant ainsi la réunion la plus importante de la mission.
Le bilan global ? Un risque majeur pour la réputation de son pays et de son équipe, une atteinte à ses précieuses relations au niveau local et un grand nombre d’exportateurs mécontents. Martin était déterminé à élaborer une série de recommandations pour éviter de telles catastrophes à l’avenir.
Points Clés
Les exportateurs en mission commerciale ou sur un stand national lors d’une foire commerciale peuvent réaliser des choses qu’ils ne pourraient pas faire individuellement.
Les missions dirigées par un ministre ou une autre personne de haut rang peuvent souvent permettre d’avoir accès à des décideurs de premier plan dans le pays hôte, mais il est nécessaire de connaître les objectifs que le ministre ou la personne de haut rang souhaite atteindre au terme de la mission.
Les foires commerciales présentent des avantages, car l’organisateur fait venir le public et s’occupe d’une grande partie de la logistique. Elles peuvent également être combinées avec des missions commerciales et des visites d’entreprises et de clients.
Les promotions en magasin peuvent permettre de promouvoir les produits et les marques nationales auprès des consommateurs finaux.
Il est parfois judicieux de ramener dans son pays d’origine un groupe d’acheteurs du pays hôte.
Des dîners et des réceptions bien organisés peuvent être le point culminant d’une mission, d’une foire commerciale ou d’une visite de haut niveau.
Les séminaires, les forums universitaires, les webinaires peuvent être de bons outils pour promouvoir l’exportation de services.
Les séminaires, les forums universitaires, les webinaires peuvent être de bons outils pour promouvoir l’exportation de services.
Listes De Contrôle
Le rôle du représentant commercial lorsqu’il fait venir des acheteurs dans le pays d’origine
Liste de contrôle : organisation d’une mission commerciale
AVANT LA MISSION
Programmation
Fixez les dates de mission au moins trois à six mois à l’avance, en particulier pour les missions à forte visibilité.
Une programmation appropriée est essentielle. Choisissez des dates qui vous permettent de profiter d’événements utiles, pour favoriser les synergies. Évitez les jours fériés, les autres missions ou événements, ou tout ce qui pourrait détourner l’attention de la mission.
Si des personnes de haut rang sont impliquées, convenez de la mission avec le gouvernement du pays d’origine dès le début ; déterminez qui sera le point de contact avec le gouvernement du pays d’origine.
Les membres d’une mission dirigée par un ministre doivent être des hommes d’affaires de haut rang. Ils doivent accompagner l’ensemble du programme. Les remplaçants de niveau débutant ne doivent pas être autorisés.
Programme
Élaborez un programme d’événements, de réunions et de visites. Soyez réaliste en termes de programmation ; prévoyez les retards.
Lieux sécurisés, notamment pour les réunions de haut niveau.
Définissez l’itinéraire, y compris les lieux à visiter, avec les raisons et la durée du séjour dans chaque lieu.
Évitez d’effectuer des appels de courtoisie. Visez des réunions ayant un objectif commercial sérieux.
Si possible, évitez d’être accompagné par les conjoints, qui peuvent avoir un programme parallèle, ce qui doublerait la charge de travail.
Vérifiez les jours fériés et les dates de grands événements locaux susceptibles d’affecter le programme.
Préparation
Visitez les lieux à l’avance, évaluez les itinéraires, identifiez les risques et les moyens de les atténuer.
Convenez d’un budget pour la mission et déterminez celui qui s’occupe de chaque coût.
Faites un effort de participer à une réunion d’information sur la mission dans votre pays d’origine avant le départ de l’équipe. Si cela n’est pas possible, rejoignez la mission par visioconférence.
Inscrivez les clients à l’hôtel avant leur arrivée afin d’économiser sur le temps d’enregistrement.
PENDANT LA MISSION
Pour les missions dirigées par des ministres, rendez-vous à l’aéroport pour accueillir la mission.
À leur arrivée, préparez un pack de bienvenue personnel comportant un programme complet pour les membres de la mission.
Faites le point avec la délégation dès que possible après son arrivée.
Demandez à tout le monde d’être à l’heure, par exemple, rassemblez la mission dans le hall de l’hôtel 15 minutes avant le départ.
Organisez une séance de compte rendu à la fin de chaque journée pour discuter des progrès et recevoir des commentaires.
APRÈS LA MISSION
Après la mission, élaborez un rapport d’évaluation et envoyez-le à l’autorité du pays d’origine. Ce rapport doit mettre en évidence ce qui a été réalisé et détailler toute action convenue pour assurer le suivi de la mission.
Remerciez toutes les parties dans le pays hôte ayant reçu, rencontré et aidé la mission. Cela permet de maintenir la bonne volonté.
Liste de contrôle : organisation de stands nationaux pour des foires commerciales ou des expositions
AVANT LA FOIRE
Planifiez votre participation bien à l’avance (huit à douze mois) afin d’obtenir un bon emplacement pour un stand national.
Convenez d’un plan de projet et distribuez les rôles, y compris le contenu, le coût des efforts de l’organisateur et la part du travail entre le siège social du pays d’origine et le bureau à l’étranger.
Faites appel à des entrepreneurs pour concevoir et construire le stand et s’occuper de la publicité, du marketing et du fret. Les organisateurs peuvent souvent recommander des prestataires.
Restez en contact permanent avec l’équipe du pays d’origine. Connaître les entreprises nationales intéressées par le marché peut aider à recruter des participants. Contrôlez les entreprises participantes et informez-les clairement des avantages qui leur sont offerts et de leurs responsabilités. Encouragez-les à préparer du matériel dans les langues locales pour la foire.
Les entreprises participantes doivent connaître les procédures appropriées pour importer leurs expositions. En règle générale, l’organisateur de la foire peut apporter son aide à cet égard.
Les entreprises doivent être claires quant à leurs objectifs pour l’événement. Souhaitent-ils trouver un représentant local, identifier de nouveaux acheteurs, soutenir un agent existant ou renouveler des contacts sur le marché ?
PENDANT LA FOIRE
Participez tous les jours, si la foire ou l’exposition est importante et comporte un pavillon national ou une forte participation du pays d’origine.
En fonction du marché, veillez à ce que des interprètes soient disponibles.
Le premier jour, visitez les stands des exposants des pays d’origine pour vous présenter et proposer votre aide, que ces exposants fassent ou non partie du groupe national.
Distribuez des fiches d’information aux exposants nouveaux sur le marché, par exemple, des fiches d’information sur le pays et les façons de faire des affaires.
Les exposants peuvent se renseigner sur les partenaires ou acheteurs potentiels qui visitent leur stand. Rappelez aux participants de faire preuve de prudence dans le choix des agents et des distributeurs locaux, et de ne pas se précipiter dans la signature des accords.
APRÈS LA FOIRE
À la fin de l’événement, demandez aux participants nationaux s’ils ont atteint leurs objectifs. Ces informations peuvent être essentielles pour décider de reprendre un groupe national l’année suivante.
Liste de contrôle : briefing de haut niveau pour une visite commerciale
Notes d’allocution : préparez-vous à toutes les occasions qui pourraient se présenter lors d’une réunion ou pour vous adresser à un groupe de personnes. Incluez les points clés à présenter à chaque occasion et les réponses aux questions difficiles susceptibles d’être posées. Veillez à ce qu’elles soient claires et concises.
Profils biographiques et organisationnels : comprennent de brefs profils des personnes clés que la personnalité de marque rencontrera et des notes sur les entreprises à visiter. Soulignez leur pertinence par rapport à l’agenda des entreprises et à toute question clé.
Un briefing sur le marché : vous pouvez avoir besoin de personnaliser un briefing général pour une personnalité de marque.
Résumé d’une page : utilisez des puces et des phrases courtes.
Itinéraire de la personnalité de marque : comprend l’itinéraire final tel que convenu avec le bureau privé de la personnalité de marque, l’ambassade et le ministère des Affaires étrangères du pays hôte ou le chef du protocole. Vous pouvez être responsable de l’itinéraire complet dans le cas d’une visite commerciale ou fournir des informations sur les éléments commerciaux d’un programme plus large.
Notes d’information sur les membres de la mission commerciale qui les accompagnent : comprennent leurs objectifs spécifiques sur le marché et ce qu’ils visent à réaliser pendant la mission. Ce matériel doit être commandé aux entreprises participantes.
Coordonnées : indiquez les numéros de téléphone et les adresses électroniques de toutes les personnes que la personnalité de marque ou son accompagnateur pourrait avoir besoin de contacter pendant la visite.
Liste de contrôle : quand faire venir les acheteurs dans le pays d’origine ?
Les produits ou services sont difficiles à envoyer à l’étranger. Il s’agit par exemple d’une école spécialisée, de services de tourisme réceptif ou de lieux de tournage de l’industrie cinématographique.
La capacité et la qualité des biens ou services du pays fournisseur ne sont pas bien connues, ou le pays a une image de marque négative et inexacte.
Il existe déjà un événement commercial. Lorsque de tels événements sont bien établis dans le pays d’origine, il peut être très efficace de faire venir un groupe d’acheteurs soigneusement sélectionnés ou de les encourager à y participer.
Un événement sportif majeur, tel que les Jeux Olympiques ou la Coupe du Monde de la FIFA, peut être l’occasion d’inviter les principaux acheteurs et décideurs du pays hôte.
Lorsque l’acheteur n’a pas confiance envers le fournisseur quant à la qualité, à la capacité à fournir des quantités ou aux normes de production.
Les cas d’investissements étrangers. Les représentants commerciaux participent parfois à l’organisation des visites d’investisseurs potentiels, tout en assurant une liaison étroite avec l’organisme chargé des investissements étrangers.
Les journalistes de voyage ou d’affaires et les équipes de télévision invités dans le pays d’origine peuvent produire du matériel favorable et influent.
Une association sectorielle ou une entreprise individuelle prend l’initiative d’inviter un acheteur ou un groupe d’acheteurs potentiels.
Une conférence ou un séminaire technique, généralement en parallèle avec un programme d’entreprise.
Un programme destiné aux faiseurs d’opinion tels que les journalistes, les économistes, les spécialistes des groupes de réflexion ou les universitaires, qui peuvent promouvoir une image positive du pays.
Liste de contrôle : le rôle du représentant commercial lorsqu’il fait venir des acheteurs dans le pays d’origine
Identifiez l’opportunité.
Identifiez les acheteurs sérieux – demandez-vous si l’acheteur achète déjà ce type de produit ou de service ou s’il est vraiment intéressé à le faire.
Prévoyez un programme pour les acheteurs en collaboration avec l’entreprise du pays d’origine.
Approchez les acheteurs avec une invitation formelle.
Négociez un programme avec l’acheteur et l’organisme de soutien dans le pays d’origine. Faites un compte rendu de la situation aux acheteurs avant qu’ils ne se déplacent.
Accompagnez l’acheteur lors de la visite. Bien que cet accompagnement puisse avoir des retombées positives, il coûte cher en termes de temps au représentant commercial. Il est donc utile d’examiner si le personnel du siège social peut s’occuper des activités dans le pays d’origine.
Faites un suivi avec l’acheteur après la visite.
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